Vérification des comptes de copropriété : Comment contrôler efficacement la gestion de votre immeuble ?
La fin de l’exercice comptable approche et, avec elle, la traditionnelle (et parfois redoutée) vérification des comptes. Si cette étape peut sembler complexe pour un copropriétaire non aguerri, elle est pourtant indispensable pour garantir la santé financière de votre copropriété et éviter les dérapages budgétaires.
En tant que copropriétaire, vous avez un droit de regard absolu sur l’utilisation de vos charges. Mais comment s’y prendre ? Quels documents réclamer ? Que faut-il vérifier concrètement ?
Voici votre guide pratique pour une vérification sereine et efficace.
- Qui peut vérifier les comptes ?
Contrairement à une idée reçue, la vérification n’est pas l’apanage du seul Conseil Syndical.
- Le Conseil Syndical : Il effectue un contrôle approfondi tout au long de l’année et particulièrement au moment de la clôture des comptes présentée par le syndic.
- Tous les copropriétaires : Vous avez le droit d’accéder aux pièces comptables, même si vous ne faites pas partie du conseil syndical.
À noter : Le syndic doit préciser dans la convocation à l’Assemblée Générale les modalités précises (lieu, date, horaires) pour consulter les comptes. Ne négligez pas ce droit !
- Les 3 piliers de la vérification
Pour ne pas vous noyer dans les chiffres, concentrez votre attention sur ces trois documents essentiels que le syndic doit présenter :
a/ Le Relevé Général des Dépenses
C’est la liste exhaustive de tout ce qui a été payé durant l’année.
🕵️♂️ Ce qu’il faut vérifier :
- La réalité des interventions : Chaque facture correspond-elle à une prestation réellement effectuée ?
- L’imputation comptable (Les « Clés ») : Les dépenses sont-elles affectées aux bonnes colonnes ? Exemple : Une réparation de l’ascenseur du Bâtiment A ne doit pas être facturée aux copropriétaires du Bâtiment B.
- La période : La dépense concerne-t-elle bien l’année en cours ? Exemple : Un contrat d’entretien pour 2024 ne doit pas être imputé sur les comptes 2023, sauf régularisation expliquée.
- b/ L’État des Débiteurs (Les impayés)
Ce document liste les copropriétaires qui n’ont pas payé leurs charges.
🕵️♂️ Ce qu’il faut vérifier :
- Le montant total des impayés est-il stable ou en augmentation inquiétante ?
- La diligence du syndic : Les dossiers d’impayés sont-ils activement suivis ? Y a-t-il des relances, des mises en demeure ou des procédures judiciaires en cours ? Un syndic passif sur ce point met la trésorerie de l’immeuble en danger.
- c/ Les Relevés Bancaires
C’est le juge de paix. Ils permettent de vérifier les entrées et sorties réelles d’argent.
🕵️♂️ Ce qu’il faut vérifier :
- Effectuez le rapprochement bancaire : Le solde indiqué par le syndic correspond-il au solde réel sur le relevé de la banque ?
- Assurez-vous que le compte bancaire est bien un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires, sans fusion avec les fonds du cabinet de syndic.
- Le conseil de l’expert pour aller plus loin
Ne vous contentez pas de regarder les totaux. Prenez quelques factures au hasard (notamment les montants les plus élevés ou les libellés vagues comme « Dépannage divers ») et demandez à voir la pièce justificative originale. Cela permet souvent de lever des doutes ou d’identifier des erreurs de facturation (doublons, TVA erronée).
Et vous, avez-vous déjà relevé des anomalies lors de la consultation des comptes ? La gestion de votre copropriété est votre affaire. N’hésitez pas à poser vos questions en commentaire ou à partager vos expériences pour aider la communauté !
